La démarche de prospection a permis de collecter un ensemble d’offres
potentielles proposées par différents fournisseurs. Il convient alors d’évaluer ces offres en les plaçant en perspective avec les différents critères énoncés dans le cahier des charges.
De la prospection à la procédure d’achat
1. Organisation générale de la démarche
L’automatisation en ligne de la démarche de prospection (e-sourcing) et au-delà de l’ensemble de la procédure d’achat (e-procurement) permet de réduire les délais et les coûts de fonctionnement de la fonction achat.
2. La consultation
Pour préparer l’évaluation des offres, il est souvent nécessaire de consulter les fournisseurs potentiels détectés lors de la phase de prospection. Cette procédure de consultation, appelée « procédure RFX », correspond à une
démarche qui peut prendre trois formes et qui est mise en place lors d’une procédure de demande d’offres ou pour préparer et finaliser un appel d’offres restreint à quelques fournisseurs identifiés :
- RFI (Request For Information) : un dossier de consultation est adressé aux fournisseurs potentiels afin d’obtenir des informations techniques complémentaires. Ce dossier comprend en particulier une présentation de l’entreprise, le contexte du projet d’achat et le cahier des charges à satisfaire.
- REQ (Request For Quotation) : les fournisseurs sont consultés pour une demande de devis.
- RFP (Request For Proposal) : les fournisseurs retenus sont invités à présenter à une première proposition complète et chiffrée.
Les critères d’évaluation d’une offre
Au-delà de l’adéquation du produit aux exigences techniques et fonctionnelles du cahier des charges, les offres proposées sont confrontées et évaluées au regard d’un ensemble de paramètres.
1. Les critères liés au coût de revient de l’offre
a) La prise en compte du coût global d’acquisition
Le prix est l’un des principaux facteurs de sélection d’un fournisseur.
Pour permettre une comparaison rigoureuse des différentes offres proposées, il convient de ne pas considérer simplement le prix de facturation mais de calculer le coût global d’acquisition. En effet, selon l’incoterm qui accompagne l’offre, la prise en charge de différentes opérations et prestations nécessaires à l’acheminement de la marchandise jusqu’à l’entreprise s’ajoute au prix d’achat.
b) La prise en compte des conditions douanières
En fonction de la localisation des sources d’approvisionnement et de la nature de la marchandise importée, il convient de vérifier les conditions et contraintes douanières éventuelles (niveau des droits de douane, régime préférentiel éventuel, contingents…) qui vont en particulier renchérir le coût global d’acquisition.
Exemple : une entreprise orientera sa recherche et concentrera la
sélection de ses fournisseurs potentiels en fonction de l’origine des marchandises pour bénéficier de droits de douane moins élevés ou d’un régime d’échange préférentiel.
c) La prise en compte des conditions de paiement et des frais financiers
Les modes et techniques de paiement peuvent renchérir le coût de transaction et être à l’origine de tâches de traitement supplémentaires (paiement à partir d’une technique documentaire telle que le crédit documentaire, par exemple).
L’acheteur doit être également vigilant sur les délais de paiement imposés par le fournisseur qui peuvent impacter la trésorerie ainsi que sur la devise de facturation qui peut exposer l’entreprise à un risque de change dont
la couverture renchérira le coût de revient global d’achat.
2. Les délais de livraison
Au-delà du respect des engagements du fournisseur, l’évaluation du délai de livraison est menée à partir de l’incoterm proposé dans les conditions de vente. Une fois que le vendeur a rempli les obligations liées à l’incoterm, il appartient à l’acheteur de gérer l’ensemble des tâches qui lui incombent (acheminement, manutention, dédouanement) au lieu dénommé par l’incoterm.
3. Les caractéristiques organisationnelles du fournisseur
La procédure de sélection pend également en compte le profil du fournisseur et notamment les caractéristiques de son organisation. Ce critère qualitatif est primordial, en particulier quand la démarche d’achat concerne l’acquisition de produits stratégiques pour l’entreprise. Parmi les critères organisationnels prépondérants, on intègre en particulier :
- Les capacités de production du fournisseur.
- Ses procédures qualité (certification ISO, par exemple).
- Sa capacité à gérer des procédures d’achat automatisées, de la prise de commande au paiement (e-procurement).
- Sa capacité d’innovation (brevets déposés, investissement en recherche & développement…).
- Sa stabilité et sa solidité financière.
- La qualité et le degré de réactivité des services après-vente (maintenance, par exemple).
L’évaluation des offres et la sélection
Le cahier des charges a permis de formaliser les exigences techniques, fonctionnelles, commerciales et logistiques du besoin d’achat de l’entreprise. Ce document va servir de support pour construire une grille d’évaluation et faciliter la comparaison des différentes offres des fournisseurs potentiels.
Les critères permettant d’évaluer les offres font l’objet d’une notation puis sont pondérés en fonction de leur importance relative à l’aide d’une grille d’évaluation.