L’oral de prospection et suivi de clientèle est un peu paradoxal. De coefficient 3, elle n’est ni une matière peu importante ni une matière totalement indispensable pour réussir son BTS Commerce International, comme Montage des opérations d’import-export. De même, elle n’est ni très compliquée, ni très facile. Enfait, elle se situe toujours entre les deux.
Je pourrais te sortir la définition de l’épreuve tirée du référentiel. Mais en tant que diplômée du BTS CI, je sais que ça ne te parlera pas.
Alors simplement, l’épreuve de prospection et suivi de clientèle n’est rien d’autre que l’élément final de ton stage de 2 mois à l’étranger en première année. Durant cet oral, tu seras évalué sur certaines connaissances et compétences, dans un moment assez sympathique.
Sympathique ? Vraiment ? Oui oui, je ne me suis pas trompée sur le mot. Pour être franc, il s’agit plus d’un partage d’expérience qu’un véritable oral de BTS. Le prof te posera des questions sur ton installation, ta découverte culturelle et les passages plus compliqués que tu as rencontrés.
Pour ma part, j’ai raconté mes sorties, les choses qui ont été plus compliquées pour moi… Donc pas la peine de stresser, si tu as été assidu pendant ton stage, l’oral se déroulera sans problème. Avoir une excellente note est tout à fait à ta portée.
Mais…
Bien que cet oral soit un peu plus « cool » que les autres, ne baisse pas ta garde pour autant. Si tu ne t’y prépares pas correctement, alors tu peux dire adieu aux points d’avance. Alors surtout, ne fais pas cette erreur.
Oui, l’oral est sympa, non, tu ne peux pas y aller les mains dans les poches. Loin de là.
Comme le répétait sans cesse ma professeur, 90 % de la note est dans la préparation !
Le Jury sera composé de :
- Ton professeur de prospection et suivi de clientèle
- Un professionnel
Et cherchera à évaluer ta capacité à :
- Analyser une situation d’entreprise étrangère grâce à une approche socioculturelle
- sélectionner les informations sur les processus décisionnels et les méthodes de négociation dans différents pays
- évaluer les potentialités des clients actuels
- organiser la prospection
- analyser, évaluer et suivre la prospection => communiquer avec les clients potentiels
- gérer un réseau de vente et un portefeuille de clients
- maîtriser les outils et techniques de prospection et les outils d’évaluation de la prospection
- analyser l’impact des différences socioculturelles et en tenir compte lors de la prospection, etc.
Voilà comment se décompose ton oral de prospection et suivi de clientèle :
- Présentation de ton dossier (tout en expliquant la méthodologie employée pour conduire la prospection, les choix de cibles, les actions concrètes) et tu montreras en particulier comment tu as tenu compte dans tes démarches de la gestion des relations dans le contexte étranger (15 minutes)
- Questions/réponses avec le jury (15 minutes)
Contenu de ton dossier de Psc
PARTIE 1 : descriptif de l’entreprise (3 pages)
- Contexte géographique : pays, ville…
- Contexte organisationnel : organigramme…
- Contexte commercial : quels produits vendus et à qui…
- Fiche signalétique
PARTIE 2 : présentation du contexte commercial, organisationnel et culturel de la prospection (2 pages)
Définition de la prospection réalisée (aspect inter culturel)
Pourquoi ? Pour qui ? Dans quelle zone géographique ? Quelles cultures ? Que veut-on vendre ? A qui ?
PARTIE 3 : méthodologie (3 pages)
C’est la partie la plus importante, que tu dois soutenir par des annexes à l’oral de prospection et suivi clientèle.
Comment j’ai fait ? Par quoi j’ai commencé ? Qu’est-ce que j’ai créé ? Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Quelle méthode ? Ce que j’ai fait pour parvenir à élaborer des contacts ?
PARTIE 4 : résultats (1 page)
Dis « grâce à mon travail, j’ai pu obtenir les résultats suivants : … « . Ils peuvent être positifs ou négatifs. Enfait, le jury s’en fiche un petit peu, ce qui lui importe, c’est le COMMENT.
PARTIE 5 : Analyse (1 page)
C’est ici que tu développeras. Quel que soit le résultat, tu DOIS être capable d’expliquer POURQUOI. Ça peut être une mauvaise cible, produit difficile à vendre pour un premier contact, des démarches et ds méthodologies pas adaptées, manque de temps, manque de moyens…
Retiens vraiment que le jury ne t’en voudra pas si tu n’as pas eu de résultat. Ce qui l’intéresse avant tout, c’est ton analyse.
Déroulement de l’oral de prospection et suivi de clientèle (psc)
PHASE 1 : présentation du dossier (15 minutes)
a) Présente ton pays
C’est la base :
- Nom du pays
- Drapeau
- Symbole
- Hymne
- Plats traditionnels
- Capitale
- Régime politique (photo)
- Superficie
- Monnaie
- Sport traditionnel
- Traditions
- Monuments
- Culture (Cinéastes, peintres, architectes…)
- Langues parlées
- Fêtes nationales/jours fériés
- Environnement des affaires (voir tableau)
Pour trouver toutes ces informations, tu peux chercher dans les livres, sur internet, les mappemondes, les dictionnaires…
b) Présente ton entreprise
N’hésite pas à donner des éléments que tu as récupérés de ton stage, genre plaquette, carte de visite, vidéo de l’entreprise… C’est toujours intéressant, ça apporte du contenu et ça montre au jury que tu t’es investi.
Apprends par cœur ta fiche signalétique pour être capable de présenter ton entreprise sans lire ta feuille. Il n’y a rien de plus lassant que de voir un étudiant qui lit ou récite.
c) Développe ton rapport de mission
Ici, tu te dois de détailler absolument toutes les étapes de ta prospection, comme un journal de bord. Les capteurs d’écran des outils de travail sont importants.
Le développement de votre rapport de mission doit inclure les parties suivantes :
- Présentation de la structure
- Rappel du constat et du contexte de l’intervention (screen des mails discussions avec le client)
- Exposition de l’objet de la mission
- Précision de la démarche et de la méthode utilisée (outils matériels ou immatériels)
- Comptes-rendus des potentiels entretiens + informations concernant les thèmes de travail abordés, les participants, les durées et dates des entretiens.
- Énoncer les difficultés rencontrées tout au long de la mission
- Budget de l’action effectuée (des flyers/cartes de visite aux locaux loués avec électricité…)
d) Conclusion
Enfin, conclu en en avançant tes résultats. Encore une fois, peu importe s’ils sont positifs ou non, l’important étant d’expliquer le POURQUOI. Le jury attend une analyse de cette aventure. Alors, évite à tout prix le « et du coup je n’ai pas eu de personnes intéressées, voilà« .
Non non et non.
Tu peux dire « et du coup, personne n’a manifesté d’intérêt. Après avoir analysé mon travail et avec du recul, je pense que c’est à cause de… « .
Là, tu analyses. Là, c’est une bonne conclusion.
PARTIE 2 : Questions/réponses avec le jury (10/15 minutes)
Cette partie est souvent redoutée par les candidats. Pourtant, je te garantis que si tu maîtrises ton sujet, ça glissera tout seul.
Le jury est là pour te donner un maximum de points, pas pour te piéger. Alors tu peux oublier les questions pièges, il n’y en aura pas.
Surtout, ton professeur et le professionnel devant toi attendront que tu répondes à leurs questions, mais aussi que tu expliques et développes. Ne te contente pas de répondre « Oui, c’est blablabla« . Répond « Oui, c’est blablabla car j’ai trouvé cette solution plus pertinente que … car … « .
5 conseils pour réussir ton oral de prospection et suivi de clientèle
- Demande toujours demander si c’est clair ou si quelqu’un a des questions.
- Ajoute une touche d’humour, ça ne fait pas de mal, bien au contraire. Par exemple les galères qu’il a pu t’arriver pendant ton stage, comme la barrière de la langue ou autre (n’hésite pas à parler de ton quotidien).
- Ne lis pas tes fiches ! En effet, il est carrément plus intéressant de raconter ton stage comme une histoire vécue, plutôt que de se raccrocher sans arrêt à tes notes.
- Au niveau du diapo, fais quelque chose de carré. Le jury attend de toi un comportement professionnel, pas étudiant. Évite les transitions balourdes, le texte, et privilégie les images et graphiques.
- Essaye de rendre les exemples personnels en les adaptant à ton cas.