Le contrat de vente à l’exportation est généralement précédé d’une offre commerciale qui constitue l’étape « charnière » entre la prospection et la négociation.
L’offre
L’offre commerciale est élaborée par l’entreprise exportatrice suite à :
- Un appel d’offres émis par un client potentiel :
- Une demande d’offre émise par un prospect ou un client de l’entreprise.
1. L’appel d’offres
C’est la procédure par laquelle un acheteur potentiel sollicite différents offreurs pour obtenir une proposition commerciale chiffrée dans le respect d’un cahier des charges et en fonction du besoin (produit ou service). L’appel d’offres est dit « ouvert » lorsqu’il s’adresse à tout fournisseur potentiel ; il est dit « restreint » s’il s’adresse seulement à certaines entreprises préalablement sélectionnées.
2. La demande d’offre
La demande d’offre est formulée par une entreprise étrangère qui envisage de passer commande à une entreprise exportatrice et souhaite recevoir une proposition commerciale. La demande d’offre fait l’objet, de la part de l’exportateur, d’une analyse détaillée afin de pouvoir y répondre au mieux dans l’intérêt des deux parties.
Le contenu de l’offre
La remise de l’offre constitue la base de négociation entre les deux partenaires. Elle doit être ferme, claire et sans ambigüité. L’offre s’appuie sur un document écrit ; elle est rédigée dans la langue du pays de l’acheteur ou bien en anglais.
1. Les mentions de l’offre
2. Le cadre juridique
a) La convention de Vienne
La convention de Vienne, élaborée sous l’égide des Nations unies, réglemente les échanges internationaux de marchandises. Signée en avril 1980, elle compte aujourd’hui 85 pays. La mise à jour est disponible sur le site de la commission des Nations unies pour le droit commercial international.
La convention de Vienne s’applique aux ventes internationales de marchandises et édicte des règles en matière de formation du contrat, de paiement, de garantie, etc. La validité du contrat, le transfert de propriété et la responsabilité du vendeur restent réglés par les lois nationales. L’application de la convention de Vienne dépend entièrement de la volonté des deux parties. Certaines entreprises peuvent l’exclure totalement, d’autres l’appliquent partiellement. Il suffit pour cela que le rejet figure de façon explicite dans le contrat.
b) Les conditions générales de vente
Les conditions générales de vente permettent aux entreprises de définir le cadre juridique de leurs rapports commerciaux. Elles sont propres à chaque exportateur. Elles définissent les droits du vendeur et lui permettent de défendre ses intérêts.
Les conditions générales font l’objet d’une rédaction claire et non équivoque, soit dans la langue du pays de l’acheteur, soit en anglais.
La présentation de l’offre
Dans la plupart des systèmes juridiques et dans la convention de Vienne, l’offre n’est soumise à aucune condition de forme particulière. Elle peut être matérialisée par une facture pro forma, une proposition adressée par courriel ou par télécopie… L’offre s’adresse à une personne dénommée et tient compte du contexte de l’opération. Dans ce cas, elle prend très souvent la forme d’une facture pro forma. La facture pro forma est considérée comme un devis qui détermine les grandes lignes de la vente. Elle reprend tous les éléments de la facture commerciale et permet à l’acheteur de prendre connaissance des spécifications relatives à l’offre. Enfin, cette facture engage la responsabilité et fixe les obligations du vendeur.
La facture pro forma permet également à l’importateur d’effectuer une demande de licence ou de solliciter auprès de sa banque l’ouverture d’un crédit documentaire.
L’acceptation de l’offre
L’offre est en principe « révocable » tant qu’elle n’a pas été acceptée par le client.
L’acceptation de l’offre par le client vaut « accord » et permet de conclure le contrat de vente. L’acceptation se présente sous forme écrite (bon de commande ou contrat) afin que le vendeur obtienne une garantie. Elle constitue alors une preuve en cas de litige.