Une opération d’import-export nécessite pour l’entreprise la création, la collecte et l’archivage de nombreux documents. L’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC), en conduisant à une à dématérialisation documentaire, en facilite leur gestion.
La chaîne documentaire
1. Son contenu
La chaîne documentaire correspond à l’ensemble des documents nécessaires à l’exécution du contrat commercial. Ces documents, collectés tout au long du processus commercial, forment la liasse documentaire, allant de l’offre jusqu’au paiement effectif. Ils ont pour objet de prouver la bonne exécution de l’opération commerciale et de répondre aux exigences réglementaires. La constitution de la liasse concerne aussi bien l’importateur que l’exportateur, même si ce dernier joue un rôle souvent plus important.
Exemple : dans le cadre d’une vente CIF de produits agroalimentaires au Mexique, avec paiement par crédit documentaire réalisable par traite, l’exportateur est amené à constituer la chaîne documentaire suivante. Le client exige une inspection des marchandises avant le départ du port du Havre.
2. Les documents
a) Les documents relatifs à la relation commerciale
- La facture pro forma matérialise l’offre commerciale de l’exportateur et détermine les grandes lignes de la vente. Elle engage la responsabilité du vendeur et permet d’effectuer une demande de licence, de solliciter l’ouverture d’un crédit documentaire.
- La facture commerciale est indispensable pour exiger le paiement. Les mentions qui y figurent serviront, notamment, à l’élaboration de la déclaration douanière (détermination de la valeur en douane) ou de la déclaration d’échange de biens (valeur fiscale).
- Le bon de commande marque l’acceptation de l’offre par l’acheteur.
- Le contrat de vente et/ou la confirmation de commande reprennent
de façon précise les conditions de l’opération de vente. - Le certificat d’inspection, délivrée par une entreprise spécialisée et indépendante de l’exportateur, assure l’importateur de la conformité des marchandises au contrat initial en termes de quantité et de qualité, mais aussi au niveau documentaire.
- Les documents liés au paiement concernent les instruments de paiement tels que la traite mais aussi les techniques telles que l’ouverture d’un crédit documentaire.
b) les documents relatifs à la logistique
- La liste de colisage est utile pour le transport des marchandises. Elle identifie de façon précise les marchandises et les colis. Sont indiqués la désignation de la marchandise, la quantité, le poids et le volume des colis.
- Le bordereau ou la lettre d’instructions remis au transitaire par l’exportateur définit les missions confiées à celui-ci. Il doit être le plus précis possible afin d’éviter tout malentendu pouvant entraîner des retards ou erreurs dans l’expédition.
- Les documents de transport, tels que le connaissement maritime apportent la preuve de l’existence du contrat. Ils fournissent, notamment, des informations importantes sur la date de prise en charge des marchandises par le transporteur, ce qui exonère l’exportateur ou le transitaire de leur responsabilité en cas de retard, de manquant ou de détérioration de la marchandise, et la date d’envoi des marchandises.
- Le certificat d’assurance couvre les marchandises durant leur transport.
c) Les documents liés à la réglementation douanière
La déclaration douanière est obligatoire à la sortie ou à l’entrée dans l’UE. Elle est également exigée dans le pays tiers pour l’entrée ou la sortie des marchandises. Elle s’accompagne de documents :
- Les certificats d’origine et de circulation peuvent être requis afin de bénéficier de droits de douane réduits ou nuls. Ils sont généralement visés par les chambres de commerce et d’industrie ou par les douanes.
- Certains pays peuvent également exiger, lors de l’entrée des marchandises sur leur territoire, de factures spécifiques. Dans le cas d’une facture consulaire, l’exportateur doit faire apposer un visa par le consulat du pays concerné. C’est le cas pour les pays d’Amérique latine.
- La facture douanière peut nécessiter d’obtenir un imprimé spécifique (pour le Canada, par exemple).
La gestion de la chaîne documentaire
Assurée par le service d’administration des ventes à l’export ou le service des achats à l’import, la gestion de la chaîne documentaire doit permettre d’exécuter correctement la commande : l’expédition des marchandises dans
les délais, leur dédouanement (à l’export et à l’import), leur mise à disposition après de l’importateur et le règlement de l’exportateur. Dans un
contexte concurrentiel accru, elle constitue un avantage compétitif pour l’entreprise. Différentes contraintes sont à prendre en compte.
La constitution de la liasse documentalre
La nature et le nombre de documents nécessaires à l’opération commerciale varient selon les caractéristiques du contrat.
- Le choix de l’incoterm détermine les documents collecter par les parties au contrat.
Exemple : dans le cadre d’une vente FOB, l’exportateur aura à gérer et à collecter les documents relatifs au dédouanement export, au pré-acheminement et au transport principal. Pour une vente DDP, il aura à
gérer, en supplément, les documents liés à l’assurance, au post acheminement et au dédouanement de marchandises à l’import.
- Les documents exigés varient selon la réglementation des pays et selon la nature des produits.
Exemple : dans le cas d’une vente CIF en Argentine de produits dérivés de l’amidon de maïs, l’exportateur aura à produire ou collecter les documents suivants : une facture commerciale, la liste de colisage, le connaissement maritime et le certificat d’assurance, mais aussi un certificat d’analyse, un certificat d’origine pour fécule et gluten légalisé par le consulat argentin et un certificat phytosanitaire.
Il est donc nécessaire pour l’entreprise de s’assurer de l’actualité des informations qu’elle a en sa possession par la mise en place d’une veille réglementaire. Les entreprises qui échangent régulièrement à l’international peuvent établir des fiches pays relatives à la réglementation
douanière, qu’elles mettent régulièrement à jour.
- Les modalités de paiement retenues entre les parties détermineront également les documents à produire et à collecter.
Exemple : dans le cas d’un paiement par crédit documentaire, l’exportateur aura à remettre à à sa banque l’ensemble des documents requis lors de l’avis d’ouverture en respectant un délai précis. Il devra être particulièrement vigilant : la vérification de la conformité des documents, sous peine de perdre l’engagement bancaire.
2. L’établissement de documents
L’établissement de certains documents (facture, liste de colisage.….) s’effectue par les services de l’entreprise elle-même. Pour d’autres (titre de transport, certificat d’assurance…), il s’agira de se les procurer auprès de tiers. Dans ce cas, l’entreprise prendra en compte le temps nécessaire pour les obtenir et les vérifier.
3. La vérification des documents
Compte tenu des origines diverse de documents, l’entreprise mène un travail de vérification afin de s’assurer de la conformité des documents aux exigences du contrat et à la réglementation applicable. Ce travail de contrôle porte sur le contenu de la liasse et des documents, mais aussi sur le nombre d’exemplaires demandés.
Les enjeux sont importants : un document manquant, ou comprenant des irrégularités, peut remettre en cause la responsabilité juridique de l’entreprise, nuire à la relation commerciale établie avec son partenaire, retarder le paiement ou générer un coût supplémentaire.
4. Le respect des délais
La liasse documentaire est destinée à être remise en partie ou en totalité aux partenaires de l’entreprise : acheteur, vendeur, transitaire, administration douanière, banques, etc., au plus tôt et dans des délais précis.
5. La conservation des documents
Afin de pouvoir satisfaire aux contrôles administratifs et fiscaux, mais aussi afin de conserver des éléments de preuve en cas de litige, l’entreprise est amenée à conserver et à stocker les documents, ce qui nécessite la mise
en place d’un système d’archivage efficace.
La dématérialisation de la chaîne documentaire
L’introduction de technologies de l’information améliore la gestion quotidienne de la chaîne documentaire, évite la circulation des documents papier et permet d’accroître la productivité et la performance de l’entreprise dans ce domaine.
1. Les outils de la dématérialisation
L’échange de données informatisées (EDI) consiste en une connexion directe de systèmes informatiques des différents services et partenaires de l’entreprise, permettant ainsi une circulation des informations en temps réel. Le système DELT@ (dédouanement en ligne par transaction automatisée) permet aujourd’hui la dématérialisation de déclarations douanières.
2. Les avantages de la dématérialisation
La communication directe des informations (via le réseau informatique) par le partenaire de l’entreprise permet de traiter l’information plus rapidement, d’éviter les ressaisies et de diminuer ainsi les erreurs, et donc
les sources d’insatisfaction et de litiges. Le coût de gestion s’en trouve alors réduit et le service offert au client amélioré grâce à la réactivité qui en résulte.
3. Les contraintes de la dématérialisation
La dématérialisation de documents implique, pour l’entreprise le respect de certaines conditions, comme la nécessité de disposer d’un équipement informatique performant et d’un personnel formé, et la mise en œuvre d’un
système de sécurisation des données lors de la transmission. Elle ne supprime pas le besoin d’archiver les documents papier.