À partir de l’expression précise de ses besoins, l’entreprise exploite différents modes et supports de recherche pour prospecter des fournisseurs potentiels.
Préparer et organiser la prospection
1. Le cahier des charges
a) Ses fonctions
Ce document contractuel est l’expression des besoins de l’entreprise et des exigences que devront satisfaire les fournisseurs. Il formalise et détaille :
- Les caractéristiques techniques et fonctionnelles du produit (composition, dimensions, poids, niveau de performance et de qualité attendue, normes à respecter…).
- Les exigences commerciales (prix, garantie, modalités de paiement, maintenance, service après-vente).
- Les conditions logistiques.
b) Sa forme
Il peut être présenté selon deux approches :
- Le cahier des charges technique il impose des caractéristiques et des spécifications détaillées et précises.
- Le cahier des charges fonctionnel : il décrit les fonctionnalités attendues en laissant le choix de la solution.
2. La localisation des zones d’approvisionnement
L’identification de zones d’approvisionnement peut permettre de réduire les délais et les coûts de recherche de fournisseurs potentiels. Certains pays sont en effet des sources d’approvisionnement privilégiées.
Recherche des fournisseurs potentiels
1. Les sources d’information traditionnelles
Après avoir consulté ses propres fichiers fournisseurs, l’entreprise peut exploiter différentes sources :
- Les annuaires professionnels.
- La presse professionnelle et économique.
- Les foires et salons professionnels internationaux.
- Les chambres de commerce et d’industrie (CCI), des CCI françaises à l’étranger, les consulats, les organisations professionnelles…
- Les représentations en France des pays fournisseurs.
2. Le sourcage en ligne (e-sourcing)
Internet, et en particulier l’exploitation des moteurs de recherche réduisent les délais et les coûts de recherche. À côté de l’exploitation des portails (développés par les organisations professionnelles, et les organisateurs de
salons internationaux), cette recherche s’appuie sur l’exploitation des nombreuses bases de données en ligne :
Solliciter l’offre de fournisseurs
1. L’appel d’offres international
À partir de son cahier des charges, l’entreprise peut directement soliciter des fournisseurs potentiels en publiant sa demande dans la presse internationale, sur un site portail spécialisé, ou sur son propre site Internet. Un appel d’offres est une procédure publique, c’est-à-dire ouverte à l’ensemble des fournisseurs. Si la demande s’adresse exclusivement à certains fournisseurs sélectionnés, on parlera de demande d’offre.
2. Les enchères inversées
L’acheteur précise les conditions de sa demande et son cahier des charges sur son site ou sur une place de marché. L’entreprise sélectionne «le moins disant» (prix d’offre le moins élevé) parmi les fournisseurs ayant participé.
3. Les places de marchés
a) Leurs fonctions
Ce sont des espaces virtuels de commerce en B to B qui permettent d’accueillir et mettre en relation des fournisseurs et des clients, d’héberger des appels d’offres et de procédures d’enchères inversées. Ces places de marché servent d’espaces de négociation et peuvent également permettre l’automatisation en ligne des procédures d’achats et d’approvisionnement (on parle alors de e-procurement). C’est un système d’information achats
qui place donc en réseau l’entreprise et ses fournisseurs.
b) Leurs formes
- Les places de marché sectorielles (ou verticales) : spécialisées dans un secteur précis, elles permettent de localiser avec rapidité des fournisseurs potentiels (ex. : www.frozenb2b.com pour le secteur du surgelé, www.buildonline.com pour le bâtiment…).
- Les places de marché publiques (ou horizontales) : elles concernent les biens non stratégiques liés aux activités communes des entreprises, quel que soit leur secteur d’activité (ex. : www.retirementliving.com, place de marché pour les équipements et le matériel de bureau).
- Les places de marché privées : mises en place par une ou plusieurs entreprises reliées à leurs fournisseurs.